Un sistem de management al documentelor (DMS - Document Management System) este o aplicație software complexă care furnizează, de regulă, capacitatea de stocare, versionare, metadate, indexare, securitate și regăsire rapidă a documentelor.
Sistemele de tip DMS și arhivare electronică asigură:
- trasabilitatea documentelor unei organizații precum și versionarea acestora;
- stocarea centralizată a tuturor documentelor electronice semnificative pentru companie;
- back-up unitar pentru toate documentele stocate;
- modelarea, controlul și monitorizarea fluxurilor de lucru (worklow) cu documente în cadrul organizației;
Documentele electronice se împart în următoarele clase:
- documente elaborate în editoare de text (cum ar fi Microsoft Office sau OpenOffice);
- copia electronică a documentelor pe hârtie (obținută prin scanare - exemplu facturi furnizori, facturi emise, procese verbale, contracte);
- fișiere sursă sau binare obținute de personalul organizației în urma activității acestuia (exemple: fișiere program, fișiere aplicații grafice, fișiere executabile, etc. În această categorie intră orice alt tip de fișier.).
Un astfel de sistem gestionează bunurile digitale ale organizației (documente, proceduri, schițe, planuri, proiecte, coduri sursă, imagini ale documentelor pe hârtie (documente scanate), fluxuri de lucru interne organizației și managementul înregistrarilor.
Sunați-ne/e-mail pentru a avea o discuție, fără angajamente din parte Dvs., în care să abordăm pe larg problematica unui astfel de proiect de care compania Dvs. are nevoie.
